header

Herinneren, evalueren en afsluiten

Nadat de retourenveloppen zijn opgehaald en de resultaten verwerkt zijn in de administratie, bent u er nog niet.
 
Eerste resultaten
Allereerst komt het evalueren van de actie en van de resultaten aan de orde. Rond februari en maart is er doorgaans goed zicht op de (voorlopige) resultaten. Verzamel het bedrag aan toezeggingen en directe giften en vergelijk die met de resultaten in dezelfde periode van het voorgaande jaar. U heeft dan al een goede eerste indicatie van de opbrengst.

Herinneren non-respondenten
Helaas reageert niet iedereen meteen. Daarom is het goed om een herinnering te sturen aan degenen die nog niet hebben gereageerd. Dat kan met een briefje, maar vaak is een telefoontje effectiever.

Bedanken
Helaas wordt het bedanken vaak vergeten. Kennelijk vinden we het vanzelfsprekend dat mensen aan hun kerk willen bijdragen. Dat is natuurlijk niet zo. Daarom is het van groot belang om iedereen die heeft bijgedragen via parochie- of kerkblad, website en/of voor of na een kerkdienst of viering te bedanken. Laat de leden ook weten wat het resultaat is.

Herinneren betalingen
Het is raadzaam de ontwikkeling van de opbrengst op de voet te volgen. Omdat mensen op hun antwoordformulier hebben aangegeven hoeveel ze wanneer zullen betalen, is het mogelijk de betalingen te vergelijken met de toezegging.

Definitieve resultaten
Eind december/begin januari is de definitieve opbrengst bekend. In aanloop naar de nieuwe actie kunt u de opbrengst nog eens onder de aandacht brengen van de leden. Dat kunt u natuurlijk combineren met de berichtgeving over de nieuwe actie die op stapel staat.



Tips

  • Kijk maandelijks of de betalingen in de pas lopen met de toezeggingen. Attendeer leden erop als zij hun bijdrage vergeten te betalen. Doe dat per kwartaal en zeker tegen het einde van het jaar. Het is vaak geen onwil, maar men is het gewoon vergeten. Voor kleinere bedragen is een vriendelijk briefje vaak al voldoende, bij grotere bedragen is een telefoontje beter. Let wel, het gaat om een vrijwillige bijdrage en niet om een betalingsverplichting. Een aanmaning is daarom niet op zijn plaats.