De kalender: Uw stappenplan in de voorbereidingen
Wij ondersteunen u graag bij alle voorbereidingen voor Actie Kerkbalans. De kalender is hier een mooi hulpmiddel voor. Uw stappenplan in de voorbereiding voor Actie Kerkbalans. In dit document staan per maand de voorbereidingen en acties beschreven.
November 2024 - Voorbereidingen
1. Kondig Actie Kerkbalans aan
Laat parochianen en gemeenteleden weten dat Actie Kerkbalans er weer aankomt! Plaats een bericht in het kerk- of parochieblad, op de website en/of op de social mediakanalen van uw parochie of gemeente. Vertel helder waar het geld voor wordt ingezameld, hoe belangrijk dit is en wat u van kerkleden verwacht. En hoe het proces rond Actie Kerkbalans verloopt. Er staan basisteksten en beelden voor u klaar. Bekijk hier de voorbeeldbrieven.
2. Stuur informatie naar vrijwilligers
Geef de vrijwilligers die de folders/ brieven langs gaan brengen duidelijke instructies en een planning in een mail of brief. Zo weten zij precies wat er in januari van hen wordt verwacht. Misschien is het leuk hier vast een klein bedankje bij te doen, bijvoorbeeld een bloem of Merci-chocolaatje? Voor een positieve start. Deel eventueel vast deze nuttige adviezen met uw vrijwilligers.
3. Stel de mailing samen
Zijn de materialen binnen? Dan kunt u de mailing die rondgebracht gaat worden vast inpakken. Bijvoorbeeld: de brief en de folder in de envelop stoppen.
4. Organiseer een startmoment
Het inluiden van Actie Kerkbalans met een startmoment, is de laatste jaren succesvol gebleken. Prik hiervoor vast een moment in de startweek van 11 tot 25 januari 2025. U kunt de Actie bijvoorbeeld heel letterlijk inluiden door de kerkklokken te luiden. Of rol de rode loper uit (te bestellen in de webshop) en nodig een kerklid met een bijzonder verhaal (bijvoorbeeld iemand die al decennialang lid is) uit om de Actie te openen door over de rode loper te gaan.
Denk vast na over hoe u van dit startmoment iets bijzonders maakt, zodat het echt bijdraagt aan een goede promotie van Actie Kerkbalans. Zet een vrijwilliger in het zonnetje door een oorkonde uit te reiken of nodig de lokale burgemeester uit. Nodig ook de lokale pers erbij uit. En maak vooral ook zelf foto’s voor de website en social media van de kerk. Zorg er ook voor dat de folders van Actie Kerkbalans 2025 tijdens het startmoment klaarliggen.
December 2024 - Voorbereidingen
1. Communiceer opnieuw, ook over het startmoment
Actie Kerkbalans 2025 komt nu dichtbij. Breng de Actie nogmaals onder de aandacht in het kerkblad, op de website en op de social media-kanalen van de kerk. Vermeld hier dit keer ook bij waar en wanneer het startmoment plaatsvindt en nodig kerkleden ervoor uit.
Eventueel kunt u ook aandacht be- steden aan de mogelijkheid om na te laten aan Actie Kerkbalans. Door uw kerk of parochie op te nemen in hun testament, kunnen kerkleden ook na hun leven op een hele bijzondere manier bijdragen aan de kerk van de toekomst.
Bekijk hier een voorbeeldtekst voor uw website of kerkblad.
2. Kondig de Actie aan in de dienst/viering
Vraag de voorganger om in de viering of dienst te noemen dat de Actie er weer aankomt en waarom dit voor het voortbestaan van de kerk belangrijk is. Vraag ook om voorbede voor al het voorbereidende werk.
3. Prik een startmoment voor vrijwilligers
Laat de vrijwilligers die de brieven gaan rondbrengen, weten wanneer zij de materialen kunnen ophalen.
4. Zet een persbericht klaar
Zorg dat er een persbericht klaarstaat om in januari te versturen naar de lokale pers. En bepaal vast naar welke media u deze wilt sturen. U vindt vanaf december een voorbeeldbericht op de site, onder ‘Downloads > Communicatie > Lokale media benaderen’. U kunt deze nog op maat maken door bijvoorbeeld quotes toe te voegen van uw eigen voorganger over waarom Actie Kerkbalans voor jullie kerk belangrijk is. Stuur ook passende beelden mee.
Januari 2025 - Actieperiode
1. Verspreid het campagnemateriaal
Maak de Actie Kerkbalans zichtbaar! Hang posters en spandoeken op in en rond de kerk.
2. Communiceer zoveel mogelijk
Voeg een speciale bijlage toe aan het parochie- of kerkblad met aandacht voor Actie Kerkbalans. Vermeld hierin wanneer de brief wordt bezorgd of wanneer de e-mail wordt verstuurd. Nodig mensen nogmaals uit voor het startmoment en motiveer hen te geven voor Actie Kerkbalans.
Zorg er verder voor dat de Actie Kerkbalans wekelijks voorbijkomt op social media. En vergeet niet het persbericht naar de lokale media te sturen.
3. Ondersteun de vrijwilligers
Leg alle materialen klaar die vrijwilligers nodig hebben om langs de deuren te gaan. Denk aan:
- – een instructiebrief
- – de folder met informatie over Actie Kerkbalans
- – een antwoordstrook/formulier
- – een antwoordenvelop
- – een lijst met adressen
- – etiketten voor op de envelop waarop de vrijwilliger kan aangeven wanneer hij/zij het formulier bij de kerkleden komt ophalen
- – reactieformulieren waarop vrijwilligers opmerkingen of wijzigingen van kerkleden kunnen noteren
Houd een startmoment met de vrijwilligers die de brieven gaan rondbrengen. Dit kan bij het ophalen van de brieven. Maak er iets feestelijks van, bijvoorbeeld met een kopje koffie en iets lekkers. Of leg een rolletje drop klaar ‘voor onderweg’. U kunt vrijwilligers tijdens deze avond ook nog deze nuttige tips meegeven.
Zorg dat u in de actieperiode goed bereikbaar bent voor de vrijwilligers. Laat hen weten hoe zij u kunnen bereiken. Maak ook gelijk afspraken over het moment waarop zij de
formulieren weer gaan ophalen.
4. Start de administratie
Vanaf 11 januari komen de toezeggingen binnen. Start met het verwerken van deze toezeggingen in de administratie van de kerk.
Februari 2025
1. Koppel terug over de Actie
Blik in een artikel in het parochie- of kerkblad terug op de Actie Kerkbalans. Hoe is het gegaan, wat zijn eerste resultaten? Dit bericht kan natuurlijk ook gedeeld worden op de website en social media. Bekijk de voorbeeldtekst.
2. Sluit af met de vrijwilligers
Plan een bedank- en evaluatie-moment in met de vrijwilligers. Zamel de reactieformulieren in en inventariseer of vrijwilligers verder nog pastorale vragen hebben meegekregen bij het langsbrengen van de brieven en/of het ophalen van de formulieren.