Inleven in de ontvanger
Bij elke vorm van communicatie is het belangrijk dat u zich goed inleeft in de ontvanger van de boodschap. In de ideale situatie maakt u voor iedere doelgroep een andere brief. Als u segmenteert op leeftijd bijvoorbeeld, zal de brief aan jongeren heel anders van toon zijn dan de brief aan de volwassenen.
Wees positief
Kies voor een positieve benadering waar de ontvanger van de brief enthousiast van wordt, ook als uw kerk of parochie er financieel niet goed voorstaat. Ga bij uzelf te rade: wanneer wordt ú enthousiast om te geven? En kijk ook eens naar de manier waarop goede doelen werven. Die vragen geen geld voor armoede of honger, maar voor projecten die daar iets aan proberen te doen.
Houd altijd het doel voor ogen
Bij communicatie over geldwerving is het essentieel om het doel centraal te stellen. Vraag dus niet een bijdrage voor ‘verbouwingskosten’ of ‘personeelskosten’ maar voor het resultaat – een fijne ontmoetingsruimte, een levendige gemeenschap – dat u wilt bereiken.
Personaliseren
Een brief met naam, adres en persoonlijke aanhef wordt eerder gelezen. En zo zijn er nog een paar punten in de brief waar de ontvanger eerst even naar kijkt, voordat hij/zij besluit de hele brief te lezen. We noemen dat fixatiepunten; ze worden alle zeven beschreven in de schrijfwijzer voor het maken van een brief.
Het ideale mailingpakket voor Kerkbalans bestaat uit:
– Persoonlijke, wervende brief met het giftverzoek.
– Envelop voor verzending en bezorging – bij voorkeur een vensterenvelop, voorzien van afzender en logo Kerkbalans.
– Folder voor verdere toelichting en onderbouwing.
– Acceptgiro voor het overmaken van de gift (zit eventueel aan de brief vast).
– Antwoordformulier voor respons en toezeggingen, voorzien van gegevens van de ontvanger en zo eenvoudig mogelijk in te vullen.- Antwoordenvelop voorzien van gegevens van bezorger.